Начало работы с NaPriem

Эта статья — первое знакомство с системой. Прочитав её, вы поймёте, из чего состоит NaPriem, что где находится и как сделать первую запись. Подробности по каждой теме вынесены в отдельные статьи — ссылки на них встречаются по ходу текста.

Что такое NaPriem

NaPriem — это онлайн-система записи клиентов. Она заменяет бумажный журнал, тетрадь администратора и переписку «а можно к вам завтра?»: расписание ведётся в электронном календаре, клиенты записываются сами через интернет, а система автоматически напоминает им о визите.

Система подходит любому бизнесу и специалисту, работающему по записи:

• салоны красоты, парикмахерские, мастера маникюра;
• фитнес-клубы, тренеры, студии йоги;
• медицинские кабинеты, стоматологии, массажисты;
• репетиторы, юристы, психологи, фотографы;
• аренда залов, бань, оборудования — всего, что сдаётся по часам.

Какие задачи решает NaPriem:

• ведение расписания — все записи в одном календаре, доступном с любого устройства;
• онлайн-запись — клиенты записываются сами, круглосуточно, без звонков;
• база клиентов — контакты, комментарии, история посещений, пропуски;
• напоминания — SMS, e-mail и push-уведомления клиентам и администраторам;
• контроль работы — отчёты о посещениях, услугах и загрузке специалистов.

Устанавливать ничего не нужно: система работает в браузере — на компьютере и на телефоне.

Как устроена система

В NaPriem несколько основных «кирпичиков». Понимание их связи — половина освоения системы.

• Компания — ваш аккаунт в целом: название, адрес, страница онлайн-записи. В нашем примере это «Фитнес-центр».
• Календари — расписания, в которые ведётся запись. Календарём может быть специалист («Анна Соколова — йога»), а может быть ресурс («Большой зал», «Массажный кабинет»). У компании может быть один календарь или несколько.
• Услуги — то, на что записываются клиенты: название, длительность и цена. Услуги привязываются к календарям: у массажиста — массаж, у зала — аренда. Услуга может быть групповой — тогда на одно время записываются несколько человек (об этом отдельная статья — «Групповые занятия»).
• Расписание (режим работы) — рабочие часы каждого календаря. Запись возможна только в рабочее время.
• Клиенты — база тех, кто записывается: имя, телефон, e-mail, комментарии, история визитов.
• Записи — конкретные визиты: клиент + услуга + календарь + время. Их создаёт администратор или сам клиент через онлайн-запись.
• Уведомления — автоматические напоминания о записях: клиентам о визите, администраторам — о новых самозаписях.

Схема простая: клиент записывается на услугу в календарь на свободное время — получается запись, о которой обоим приходят напоминания.

Главное меню

Слева в кабинете администратора — главное меню. Коротко о каждом разделе:

• Мой календарь — основной рабочий экран: расписание с записями. Здесь администратор создаёт, переносит и отменяет записи. Можно смотреть один календарь или все сразу:

Белые ячейки — рабочее время, оранжевые — нерабочее, зелёные блоки — записи.

• Сообщения — переписка со службой поддержки NaPriem и сообщения от клиентов.
• Финансы — тариф, баланс, пополнение счёта и финансовая детализация: сколько списано за записи и SMS.
• Клиенты — база клиентов: поиск, карточки, экспорт в Excel, добавление новых.
• Отчёты — готовые отчёты: сводный, журнал посещений, анализ услуг, помесячная динамика, статистика по дням, пропуски.
• Интеграция — способы «подключить» запись к вашим площадкам: ссылка для соцсетей, виджет для сайта, плагин WordPress, API, синхронизация с Google/Outlook/Яндекс календарями, приём онлайн-платежей.
• Настройки — все настройки компании (подробно ниже).
• Билеты — абонементы: можно ограничить самозапись клиентов купленным количеством посещений.
• Мои записи / Профиль / Уведомления — личные разделы вошедшего пользователя: его собственные записи (как клиента), имя и e-mail, персональные настройки оповещений.

Настройки

Раздел «Настройки» устроен как цепочка из семи шагов — тех же, что вы проходили при регистрации. По ним можно свободно перемещаться:

1. Куда — основная информация: город, адрес, категория, название, телефон. Здесь же — список календарей: именно тут добавляются новые специалисты и ресурсы (кнопка «Добавить календарь (специалиста / ресурс)»). Используется при старте и когда появляется новый сотрудник.
2. Режим работы — график каждого календаря: рабочие часы по дням недели (выделяются мышкой в таблице или выбираются из шаблонов), правила генерации расписания и ограничения записи (например, за сколько часов до визита можно записываться).
3. Услуги — список услуг каждого календаря: название, длительность, цена, цвет в календаре, групповая запись, дополнительные поля-параметры. Сюда возвращаются чаще всего: цены и услуги меняются регулярно.
4. Клиенты — какие данные запрашивать у клиента при записи (телефон, e-mail — и обязательны ли они) и как клиент подтверждает самозапись: кодом по телефону, по почте или простой каптчей (анонимная запись). Здесь же — автоблокировка клиентов за пропуски.
5. Операторы — сотрудники с доступом к управлению записями. Каждому оператору можно дать доступ ко всем календарям или только к некоторым. Нужен, когда с системой работает не только владелец.
6. Уведомления — какие напоминания отправлять клиентам и администраторам и по каким каналам (подробнее — в разделе «Напоминания клиентам» ниже).
7. Презентация — визитка на странице онлайн-записи: текст о компании, фотографии, акции, ссылки на соцсети. Это первое, что видит клиент, — стоит заполнить.

Создание первой записи

Разберём типовую задачу: клиент позвонил, администратор записывает его на массаж. Всё происходит в разделе «Мой календарь».

Порядок такой: выбрать календарь специалиста → найти клиента → выбрать услугу → выбрать время → подтвердить.

Шаг 1. Найдите клиента. Над календарём есть поле поиска. Начните вводить имя или телефон — система подскажет подходящих клиентов из базы:

Если клиент новый — нажмите синюю кнопку «Новый» рядом с поиском. Откроется карточка нового клиента: достаточно имени и телефона (или галочки «без номера телефона»):

Шаг 2. Нажмите «Записать клиента» и выберите услугу. После выбора клиента зелёная кнопка «Записать клиента» становится активной. Нажмите её — появится выбор услуги и поле комментария (комментарий видит только администратор):

Шаг 3. Выберите время. Нажмите «Выбрать время» и кликните по свободной (белой) ячейке в календаре. Система покажет окно подтверждения со всеми деталями:

Шаг 4. Подтвердите. После нажатия «Подтвердить» запись появляется в календаре:

Готово. Клик по созданной записи открывает меню: информация, перенос, копирование, отметка «не пришёл», удаление.

Карточка клиента

Карточка — досье клиента. Открывается из раздела «Клиенты» (ссылка «Карточка» в строке таблицы) или прямо из календаря по имени в записи.

Что здесь есть:

• Данные — имя, телефон, e-mail, день рождения, фотография. Всё редактируется прямо в карточке (кнопка «Сохранить»).
• Комментарий — заметки администратора: «предпочитает утренние занятия», «проблемы со спиной». Клиент их не видит.
• Посещений / пропусков — счётчики визитов.
• Запретить отправку любых напоминаний — галочка для клиентов, которым не нужно писать и звонить.
• История — кнопка в нижней части карточки открывает полную историю клиента: прошедшие и будущие записи, с датами, услугами и отметкой, была ли это самозапись:

Онлайн-запись клиентов

Главная «фишка» системы: у компании есть публичная страница, где клиенты записываются сами. Адрес выдаётся при регистрации — у нашей демо-компании это napriem.com/fitness. Ссылку можно отправить клиенту, поставить в соцсети или встроить в свой сайт (раздел «Интеграция»).

Клиент проходит четыре шага.

1. Открывает страницу и выбирает специалиста из списка:

2. Выбирает услугу — в списке видны цены и длительность.

3. Выбирает время. После нажатия «Выбрать время» страница показывает неделю с доступными белыми ячейками — клик по подходящей:

4. Подтверждает запись. Клиент указывает, кто он: по номеру телефона (код в SMS) или кодом на электронную почту — способы настраиваются в «Настройки → Клиенты»:

После подтверждения запись сразу появляется в вашем календаре, администратор получает уведомление, а клиент — подтверждение и напоминания.

Напоминания клиентам

NaPriem напоминает о визитах автоматически. Поддерживаются три канала:

• SMS — классические напоминания на телефон (за 3 часа, вечером накануне, за 3 дня — на выбор);
• E-mail — письмо после создания записи и напоминания перед визитом;
• Browser Push — бесплатные уведомления в браузере (клиент один раз разрешает их на странице записи).

Отдельные уведомления есть для администраторов: о новых и отменённых самозаписях, вечерняя сводка «кто завтра», предупреждение о низком балансе. Тексты SMS настраиваются по шаблонам, отправка возможна и через собственное Android-приложение (бесплатные SMS с вашей SIM-карты).

Включается и выключается всё это в «Настройки → Уведомления» — по одной галочке на каждый тип.

Добавление сайта на главный экран телефона

Администратору удобно держать календарь «как приложение» на телефоне. Устанавливать ничего не нужно — достаточно добавить ярлык сайта на главный экран.

На мобильной версии страницы есть специальная кнопка «На главный экран»:

Нажмите её — система покажет инструкцию для вашего браузера. Для Android/Chrome: кнопка ⋮ в правом верхнем углу браузера → «Добавить на главный экран»:

После этого на рабочем столе телефона появится иконка — сайт будет открываться одним нажатием, как обычное приложение. Тот же способ работает и для клиентов: они могут закрепить вашу страницу записи у себя на телефоне.

Советы новичкам

Рекомендуемый порядок действий после регистрации:

1. Заполните «Куда» — название, адрес, телефон: их видят клиенты на странице записи.
2. Добавьте календари — по одному на каждого специалиста или ресурс.
3. Создайте услуги — с реальными ценами и длительностью: от длительности зависит сетка расписания.
4. Задайте режим работы каждого календаря — без него запись невозможна.
5. Проверьте страницу записи глазами клиента — откройте свой адрес napriem.com/ваша-компания в режиме инкогнито и попробуйте записаться.
6. Настройте уведомления — как минимум e-mail после записи и SMS накануне.
7. Заполните «Презентацию» — фото и описание повышают доверие новых клиентов.
8. Потом подключайте остальное — операторов, интеграцию с сайтом, абонементы, онлайн-оплату.

Частые вопросы

Нужно ли устанавливать программу? Нет. NaPriem работает в браузере на компьютере и телефоне. По желанию можно поставить Android-приложение — оно нужно только для бесплатной отправки SMS с вашей SIM-карты.

Можно ли принимать записи с телефона? Да. Мобильная версия открывается автоматически, а ярлык на главном экране делает её похожей на приложение. Все действия администратора доступны и с телефона.

Можно ли отключить онлайн-запись? Да, несколькими способами: пометить услугу «Доступна запись только администратором» (клиенты её не увидят), ограничить самозапись билетами-абонементами или временно приостановить работу календаря в «Настройки → Куда».

Могут ли работать несколько администраторов? Да. В «Настройки → Операторы» добавьте сотрудников — каждому можно открыть доступ ко всем календарям или только к своим.

Как клиент отменяет запись? На странице «Мои записи» на сайте (или по ссылке из письма-подтверждения). Администратор получит уведомление об отмене, а время снова станет доступным для записи.

Сколько это стоит? Есть бесплатный тариф и платные (например, «Мини» — без абонентской платы, с оплатой за каждую созданную запись). Текущий тариф и баланс — в разделе «Финансы».

Следующие статьи: «Групповые занятия», «Настройка услуг», «Онлайн-запись и интеграция с сайтом».