Сценарии использования системы самозаписи

Клиент

Парикмахер на дому

Время обслуживания посетителя:

1 - 2 час

График приёма посетителей:

4 дня в неделю - 8 человек, 2 дня по 4 человека

Длина очереди:

На три месяца вперёд

Пенсионерка - диспетчер на дому принимала входящие звонки клиентов на мобильный телефон, записывала всех в бумажный блокнот. До этого мастер вёл очередь самостоятельно. Клиентов становилось всё больше, телефон звонил постоянно в самый неподходящий момент. Приходилось отвлекаться от работы, всегда носить с собой блокнот, принимать звонки в любое время. Поэтому был нанят диспетчер, который записывал клиентов и напоминал о посещении звонком.

Мастер самостоятельно подключился к системе, задал все настройки - режим приёма посетителей, услуги, цены, адрес работы и др.. Приобрёл домен для прямой записи MyDomain.com и связал его со своей страницей. Забрал блокнот у диспетчера. Открыл личный кабинет на сайте и перенёс за час все записи из бумажного носителя информации в электронный. Телефон на месяц оставил у диспетчера с указанием всем звонящим говорить одну фразу: "Теперь запись к данному мастеру ведётся через сайт MyDomain.com".

• Воспользовавшись бесплатным тестовым периодом, мастер понял, насколько удобна и выгодна данная система – теперь он платит в разы меньше, чем ему обходился диспетчер и телефон.
• Запись ведётся круглосуточно без праздников и выходных
• Если у диспетчера не всегда получается позвонить и напомнить о записи (люди часто забывают), то автоматическая система напоминаний не пропускает время SMS-оповещений и помогает клиентам и самому мастеру не забыть о предстоящей стрижке.
• Независимость от диспетчера. Люди постоянно требуют повышения зарплаты или халатно относятся к своим обязанностям, но при этом блокнот с записями посещений клиентов в их руках служит козырем для давления на парикмахера. После перехода на автоматическую систему ведения очереди парикмахер всю информацию по прошлым и будущим записям видит в своём личном кабинете, а также раз в сутки получает полный журнал в электронном виде на свою электронную почту.
• Посетителям нравится записываться через сайт - это наглядно и удобно, отмечают они. Клиентам нравится, что можно самостоятельно переносить и удалять свои записи через сайт, а не дозваниваться до диспетчера или самого мастера.
• Каждый вечер парикмахер получает SMS-уведомление с телефонами и временем приёма посетителей, записанных на следующий день.
• Запись посетителей работает в автоматическом режиме и не отвлекает мастера от работы

Клиент

Автомойка

Время обслуживания посетителя:

30 минут - 4 часа

График приёма посетителей:

Ежедневно с 9:00 до 22:00

Организация обслуживания:

5 боксов обслуживания

Длина очереди:

На три дня по записи, преобладает живая очередь со средним временем ожидания 15 минут

Администратор принимал звонки и записывал в очередь в гугл календарь. Но администратор еще занималась организационной деятельностью, поэтому дозвониться было сложно - трубку никто не поднимал, преобладала живая очередь.

Для тестирования эффективности работы электронного расписания был выделен один из боксов, причем не всё время, а только "неходовое" (с 9:00 до 11:30 и с 14:30 до 17:30). В «часы пик» все боксы продолжали работать по принципу живой очереди. На сайте была заведена данная очередь, несколько услуг и заданы параметры, что посетитель должен обязательно указать тип кузова и гос. номер автомобиля при записи в очередь. У автомойки существует свой сайт, и на сайт запись была добавлена через всплывающее окно. Кроме этого администратору показали как можно через личный кабинет вносить клиентов в электронную очередь.

• Привлечение новых клиентов удобством записи.
• Более плотное заполнение рабочего времени.
• Уменьшилась нагрузка на администратора.
• Автоматические напоминания о приеме по sms о времени посещения. Раньше напоминаний не было, и многие забывали о записи.
• Владелец автомойки получил эффективный инструмент анализа и контроля своего бизнеса.
• Минимизация потерь от получения денег в обход кассы путём отсутствия фиксации факта обслуживания в журнале.
• После оценки эффективности на электронную запись были переведены ещё два бокса.
• Всё работает в автоматическом режиме.

Клиент

Клиника оздоровительной медицины

Время обслуживания посетителя:

0,5 - 2 часа

График приёма посетителей:

Ежедневно с 9:00 до 20:00

Организация обслуживания:

Приём посетителей конкретными специалистами

Длина очереди:

На два месяца вперёд

На ресепшне принимали входящие звонки и записывали посетителей в общий Excel-файл. За день до предстоящего визита в рабочее время обзванивали посетителей с напоминанием.

Руководитель клиники самостоятельно зарегистрировался на сайте, указал всех специалистов, их графики работы и услуги, которые они оказывают. У клиники есть популярная группа в социальной сети, куда добавили кнопку для записи через интернет. Сайта у клиники не было, поэтому был приобретён домен Clinic.com и связан со страницей. Теперь все, кто заходит на clinic.com видит список специалистов, услуг, адрес клиники, и другую полезную информацию. Администратору показали, как заводить новые записи через личный кабинет администратора. Это оказалось даже быстрее, чем вести в excel файле.

• Прозрачность и наглядность расписания специалистов увеличили посещаемость клиники.
• Звонки обрабатываются специалистом в регистратуре. Клиента консультируют и сразу подбирают для него специалиста и услугу, а также записывают его в электронное расписание.
• SMS-напоминания избавили сотрудников от обязанности звонить посетителям и напоминать о предстоящем приёме.
• Администратор ведёт запись не в Excel-таблице, а в наглядной и надёжной системе, где хранится полный список действий.
• Появилась возможность пользоваться средствами аналитики, смотреть тенденции и статистику.
• Владелец клиники получил инструмент анализа и контроля работы учреждения.
• Всё работает в автоматическом режиме.