Москва

Сценарии использования системы самозаписи

Чем может помочь сервис napriem.com. Это не просто онлайн запись. Cценарии использования.

  1. Полная замена бумажного журнала посещений
    Администратор отмечает все записи на сайте (с планшета, телефона, компьютера), и позволяет записываться клиентам онлайн. В интернете всегда актуальные данные. Переведя клиентов на онлайн запись можно существенно сэкономить своё время.
  2. Просто смс напоминания. Отчётность. Создание базы клиентов
    В этом сценарии администратор дублирует данные из журнала на сайте, например, раз в день. Клиенты получают смс напоминания (можно отключить, гибко настраивается). Автоматически формируется база клиентов, и статистика - кто сколько раз какую услугу посетил, сколько денег принёс. В любое время вы можете экспортировать всю вашу базу клиентов, или всю очередь в Excel, Pdf.
  3. Контроль за администратором, обеспечение безопасности
    В целях защиты от неучтённых записей можно обязать администратора фиксировать всё в интернет сервисе. Бумажный журнал можно потерять, стереть, что-то не отметить и пустить мимо кассы. Все действия администратора в интернет-сервисе протоколируются, и саботаж невозможен.
  4. Предоставление онлайн записи без переноса всей очереди в сервис
    Тут возможно два варианта. Первый - открыть какие-то определённые часы только для онлайн записи (чтобы не было пересечения с другими записями). Например, с 14 до 18 по вторникам и четвергам - онлайн запись, и поставить всплывающее окно на ваш сайт, или добавить ссылку в группу в контакте и объявить о новой возможности. Второй вариант – сбор заявок, разрешить запись на любое время. При этом администратор будет получать смс, что создана новая запись онлайн, смотреть бумажный журнал, и, если время свободно - отмечать в бумажном журнале, если время занято - перезванивать клиенту, и предлагать другие варианты.
  5. Почасовая аренда
    Если вы не оказываете услуги, а сдаёте что-то в аренду: почасовая аренда инструмента, квартир, офисов, комнат, тест драйв автомобилей и др., то к вашей компании также применимы первые 4 пункта. Всё работает аналогично.

Наша система самозаписи легко настраивается для автоматизации ведения очереди в компанию любой сферы обслуживания.

  • Салоны красоты
  • Медицинские клиники
  • Массажные салоны
  • Репетиторские услуги
  • Парикмахерские
  • Стоматологии
  • Автомойки
  • ....

Система одинаково эффективна как для компаний, так и для частных предпринимателей, мастеров на дому.
Ниже на нескольких примерах мы рассмотрим, как автоматизация ведения очереди поможет вашему бизнесу.

Клиент
Парикмахер на дому
Время обслуживания посетителя:
1 - 2 час
График приёма посетителей:
4 дня в неделю - 8 человек, 2 дня по 4 человека
Длина очереди:
На три месяца вперёд
Как было ДО подключения к сервису

Пенсионерка - диспетчер на дому принимала входящие звонки клиентов на мобильный телефон, записывала всех в бумажный блокнот. До этого мастер вёл очередь самостоятельно. Клиентов становилось всё больше, телефон звонил постоянно в самый неподходящий момент. Приходилось отвлекаться от работы, всегда носить с собой блокнот, принимать звонки в любое время. Поэтому был нанят диспетчер, который записывал клиентов и напоминал о посещении звонком.

Как парикмахер подключился к сервису:

Мастер самостоятельно подключился к системе, задал все настройки - режим приёма посетителей, услуги, цены, адрес работы и др.. Приобрёл домен для прямой записи MyDomain.com и связал его со своей страницей. Забрал блокнот у диспетчера. Открыл личный кабинет на сайте и перенёс за час все записи из бумажного носителя информации в электронный. Телефон на месяц оставил у диспетчера с указанием всем звонящим говорить одну фразу: "Теперь запись к данному мастеру ведётся через сайт MyDomain.com".

Что получил парикмахер после подключения:
  • Воспользовавшись бесплатным тестовым периодом, мастер понял, насколько удобна и выгодна данная система – теперь он платит в разы меньше, чем ему обходился диспетчер и телефон.
  • Запись ведётся круглосуточно без праздников и выходных
  • Если у диспетчера не всегда получается позвонить и напомнить о записи (люди часто забывают), то автоматическая система напоминаний не пропускает время SMS-оповещений и помогает клиентам и самому мастеру не забыть о предстоящей стрижке.
  • Независимость от диспетчера. Люди постоянно требуют повышения зарплаты или халатно относятся к своим обязанностям, но при этом блокнот с записями посещений клиентов в их руках служит козырем для давления на парикмахера. После перехода на автоматическую систему ведения очереди парикмахер всю информацию по прошлым и будущим записям видит в своём личном кабинете, а также раз в сутки получает полный журнал в электронном виде на свою электронную почту.
  • Посетителям нравится записываться через сайт - это наглядно и удобно, отмечают они. Клиентам нравится, что можно самостоятельно переносить и удалять свои записи через сайт, а не дозваниваться до диспетчера или самого мастера.
  • Каждый вечер парикмахер получает SMS-уведомление с телефонами и временем приёма посетителей, записанных на следующий день.
  • Запись посетителей работает в автоматическом режиме и не отвлекает мастера от работы
Клиент
Автомойка
Время обслуживания посетителя:
30 минут - 4 часа
График приёма посетителей:
Ежедневно с 9:00 до 22:00
Организация обслуживания:
5 боксов обслуживания
Длина очереди:
На три дня по записи, преобладает живая очередь со средним временем ожидания 15 минут
Как было ДО подключения к сервису:

Администратор принимал звонки и записывал в очередь в гугл календарь. Но администратор еще занималась организационной деятельностью, поэтому дозвониться было сложно - трубку никто не поднимал, преобладала живая очередь.

Как автомойка подключилась к сервису:

Для тестирования эффективности работы электронного расписания был выделен один из боксов, причем не всё время, а только "неходовое" (с 9:00 до 11:30 и с 14:30 до 17:30). В «часы пик» все боксы продолжали работать по принципу живой очереди. На сайте была заведена данная очередь, несколько услуг и заданы параметры, что посетитель должен обязательно указать тип кузова и гос. номер автомобиля при записи в очередь. У автомойки существует свой сайт, и на сайт запись была добавлена через всплывающее окно. Кроме этого администратору показали как можно через личный кабинет вносить клиентов в электронную очередь.

Что получила автомойка после подключения
  • Привлечение новых клиентов удобством записи.
  • Более плотное заполнение рабочего времени.
  • Уменьшилась нагрузка на администратора.
  • Автоматические напоминания о приеме по sms о времени посещения. Раньше напоминаний не было, и многие забывали о записи.
  • Владелец автомойки получил эффективный инструмент анализа и контроля своего бизнеса.
  • Минимизация потерь от получения денег в обход кассы путём отсутствия фиксации факта обслуживания в журнале.
  • После оценки эффективности на электронную запись были переведены ещё два бокса.
  • Всё работает в автоматическом режиме.
Клиент
Клиника оздоровительной медицины
Время обслуживания посетителя:
0,5 - 2 часа
График приёма посетителей:
Ежедневно с 9:00 до 20:00
Организация обслуживания:
Приём посетителей конкретными специалистами
Длина очереди:
На два месяца вперёд
Как было ДО подключения к сервису:

На ресепшне принимали входящие звонки и записывали посетителей в общий Excel-файл. За день до предстоящего визита в рабочее время обзванивали посетителей с напоминанием.

Как клиника подключилась к электронной записи

Руководитель клиники самостоятельно зарегистрировался на сайте, указал всех специалистов, их графики работы и услуги, которые они оказывают. У клиники есть популярная группа в социальной сети, куда добавили кнопку для записи через интернет. Сайта у клиники не было, поэтому был приобретён домен Clinic.com и связан со страницей. Теперь все, кто заходит на clinic.com видит список специалистов, услуг, адрес клиники, и другую полезную информацию. Администратору показали, как заводить новые записи через личный кабинет администратора. Это оказалось даже быстрее, чем вести в excel файле.

Что получила клиника после подключения
  • Прозрачность и наглядность расписания специалистов увеличили посещаемость клиники.
  • Звонки обрабатываются специалистом в регистратуре. Клиента консультируют и сразу подбирают для него специалиста и услугу, а также записывают его в электронное расписание.
  • SMS-напоминания избавили сотрудников от обязанности звонить посетителям и напоминать о предстоящем приёме.
  • Администратор ведёт запись не в Excel-таблице, а в наглядной и надёжной системе, где хранится полный список действий.
  • Появилась возможность пользоваться средствами аналитики, смотреть тенденции и статистику.
  • Владелец клиники получил инструмент анализа и контроля работы учреждения.
  • Всё работает в автоматическом режиме.