Онлайн-запись для репетитора: расписание, ученики и оплата в одном месте

Когда учеников становится много, расписание быстро начинает жить сразу в нескольких местах: часть занятий — в календаре, переносы — в мессенджерах, постоянные уроки — в памяти, а свободное время приходится каждый раз искать вручную.

NaPriem собирает это в одном расписании. Ученики сами видят свободное время и записываются, постоянные занятия можно поставить сразу на несколько недель вперёд, разговорный клуб — вести как групповое занятие, а пропуски и оплату учитывать прямо в календаре.

Посмотреть всё вживую можно без регистрации. В сервисе есть демо-кабинет преподавателя английского Анны Соколовой с учениками, постоянными занятиями и разговорным клубом. Ниже будем разбирать возможности именно на его примере.

1. Как попасть в демо-кабинет

В демо можно зайти с двух сторон — как преподаватель и как ученик:

Обе ссылки есть и в разделе «Вопрос-ответ», внизу страницы.

Удобно открыть преподавателя и ученика одновременно — например, в двух браузерах или в обычном окне и режиме инкогнито. Так сразу видно, как одно и то же расписание выглядит с обеих сторон.

2. Неделя репетитора: всё на одном экране

Так выглядит рабочая неделя Анны:

Календарь читается довольно просто:

• зелёные ячейки — индивидуальные занятия; имя ученика видно прямо в расписании;
• значок ↻ — занятие повторяется каждую неделю: например, Евгений занимается по вторникам в 17:00, Мария — по четвергам в 9:00;
• белые карточки «4/6 Разговорный клуб» — групповые занятия; первая цифра показывает, сколько участников уже записано, вторая — сколько мест всего;
• оранжевое время — нерабочие часы, обед и выходные;
• пустые ячейки — свободное время.

В итоге на одном экране видно и индивидуальные уроки, и группы, и свободные окна. Отдельно сверять блокнот, таблицу и переписку не нужно.

Если хотите подробнее разобраться с рабочими часами, перерывами и доступным временем, это отдельно описано в статье «Как настроить график работы и доступное время».

3. То же самое с телефона

Между уроками расписание удобно смотреть с телефона. Сайт подстраивается под небольшой экран, отдельное приложение устанавливать не требуется.

На телефоне особенно удобен режим «День»:

Сверху остаются поиск ученика и кнопка «Записать клиента», поэтому добавить или перенести урок можно прямо с телефона.

4. Записать ученика за полминуты

Если ученик попросил поставить урок вручную, начните вводить его имя или телефон, выберите услугу и нажмите «Выбрать время». Затем останется выбрать свободный интервал в календаре.

В этой форме есть несколько полезных деталей:

• рядом с именем виден комментарий к клиенту — у Марии это «скидка 10%». Здесь удобно хранить уровень ученика, цель занятий, скидку или другие договорённости;
• у услуги могут быть дополнительные вопросы. В демо это «Нужны материалы к занятию заранее?» и «Продлить занятие до 90 минут?». Если выбрать продление, сервис сам добавит 30 минут к уроку и 500 ₽ к цене;
• галочка «↻ Еженедельно» создаёт серию занятий на последующие недели. Подробнее — в следующем разделе.

Подсказка для демо. Чтобы создать тестовую запись, введите в поле поиска 999 — эту подсказку показывает сам демо-кабинет.

5. Постоянные ученики: поставить один раз

У репетитора значительная часть расписания обычно повторяется: один и тот же ученик приходит в одно и то же время каждую неделю.

Чтобы не создавать урок заново каждый раз, включите «↻ Еженедельно». Поле «Повторять до» можно заполнить, если занятия идут до определённой даты, или оставить пустым — тогда серия будет продлеваться автоматически, пока вы её не отмените.

В демо так настроены занятия Евгения по вторникам и Марии по четвергам. В календаре они отмечены значком ↻.

Если ученик пропускает только одну неделю, можно удалить одно занятие, не затрагивая остальные. Если занятия прекращаются полностью, можно удалить текущую и все последующие записи серии.

Создать еженедельную запись может и сам ученик — этот сценарий показан в разделе 10.

6. Разговорный клуб: групповые занятия

Для разговорных клубов, мини-групп и других занятий, где на одно время записываются несколько учеников, используется групповая запись.

В демо «Разговорный клуб (B1-B2)» рассчитан на шесть человек. Занятия стоят в расписании по средам и пятницам в 19:00, а также по четвергам в 18:00.

Нажмите на карточку клуба в календаре:

Из меню можно открыть список участников:

Здесь доступны основные действия:

• «Участники» — посмотреть, кто уже записан;
• «Записать клиента» — добавить ученика вручную;
• «Сообщение участникам» — оставить информацию для всей группы;
• «Прямая ссылка на запись» — получить ссылку именно на это занятие и отправить её ученикам.

На странице записи ученики видят количество оставшихся мест и могут присоединиться самостоятельно. Когда группа заполнена, новые записи закрываются автоматически.

Подробно все возможности групповой записи разобраны в статье «Групповые занятия в NaPriem».

7. Если ученик не пришёл

Прошедший урок можно отметить как пропущенный. Нажмите на запись и выберите «Отметить пропущенным»:

В календаре такой урок выделяется штриховкой:

Это позволяет не держать историю неявок в памяти:

• в Отчёты → Пропуски видно, когда и сколько занятий пропускал ученик;
• можно включить автоматическую блокировку после заданного количества пропусков, а при необходимости затем разблокировать ученика вручную.

Подробнее этот механизм описан в статье «Контроль пропусков клиентов».

Чтобы неявок было меньше, NaPriem может заранее напоминать ученикам о занятиях по E-mail, SMS и бесплатными Push-уведомлениями в браузере. Настройка напоминаний подробно разобрана в отдельной инструкции.

В демо-кабинете отметка о пропуске показывается сразу, но после обновления страницы исчезает: изменения в демо не сохраняются постоянно.

8. Оплата заранее

Для разовых и пробных уроков можно включить предоплату при онлайн-записи. Ученик выбирает время и подтверждает бронирование оплатой.

Настройка находится в карточке услуги — галочка «Запись по предоплате» рядом с ценой:

На этой же карточке настраиваются и другие возможности: групповая запись, количество участников, показ свободных мест и еженедельный повтор.

Для приёма онлайн-платежей один раз подключается платёжный сервис в разделе Интеграция → Приём платежей:

Дальше всё происходит автоматически: ученик выбирает время, создаёт запись и переходит к оплате. Деньги поступают напрямую компании. Если оплата не поступила, неоплаченная запись примерно через час освобождает время в расписании.

Если ученик рассчитался другим способом, обычную индивидуальную запись можно отметить оплаченной вручную.

Подробнее весь сценарий описан в статье «Онлайн-запись клиентов с предоплатой».

В демо-кабинете предоплата отключена, чтобы посетители могли свободно создавать тестовые записи.

9. Глазами ученика: страница записи с компьютера

Теперь откройте демо как ученик. На странице Анны есть не только расписание, но и информация о преподавателе: фотография, опыт, форматы занятий и описание услуг.

Выше находится календарь со свободным временем:

Чужие индивидуальные занятия не раскрываются — ученик видит только, что время занято. Собственные занятия отображаются отдельно. У Маши, например, это постоянный урок по четвергам в 9:00 со значком ↻.

У групповых занятий показывается количество свободных мест.

Чтобы записаться в разговорный клуб, достаточно нажать на нужную карточку:

В окне сразу видна информация преподавателя: «Кабинет 314, третий этаж. Тема встречи придёт на почту накануне».

Здесь же ученик заполняет дополнительное поле «Тема, которая вам интересна». Ответ сохраняется вместе с записью и доступен преподавателю.

10. Ученик с телефона

Для ученика мобильная версия ещё проще: он выбирает услугу, дату и подходящее время из списка.

При необходимости можно сразу создать постоянный еженедельный урок. Для этого используется галочка «↻ Еженедельно», а в поле «По» при желании указывается дата окончания серии:

Сервис поясняет: «Будет создана серия еженедельных записей — по одной на каждую неделю». Галочку нужно включить до выбора даты.

Групповые занятия на телефоне показываются списком ближайших встреч с количеством свободных мест:

В разделе «Мои записи» ученик видит предстоящие и прошедшие занятия. Повторяющиеся уроки отмечены значком ↻. Будущую запись можно изменить или отменить:

Таким образом, ученику не нужно каждый раз уточнять дату следующего занятия у преподавателя — расписание и история записей доступны в личном кабинете.

Итог: что где находится

Короткий чек-лист: с чего начать

1. Откройте демо как преподаватель и как ученик, чтобы посмотреть на расписание с обеих сторон.
2. Зарегистрируйтесь и настройте рабочие дни, часы и перерывы.
3. Добавьте услуги: например, индивидуальное занятие, пробный урок и разговорный клуб.
4. Постоянным ученикам создайте еженедельные записи.
5. Отправьте ученикам ссылку на свою страницу — после этого свободное время они смогут выбирать самостоятельно.

Войти в демо как репетитор   Войти в демо как ученик

Что стоит иметь в виду

Демо-кабинет общий. Его одновременно могут открывать другие посетители, поэтому записи и количество участников разговорного клуба иногда отличаются от скриншотов.

Изменения в демо не сохраняются постоянно. Некоторые действия можно попробовать, но после обновления данные могут вернуться в исходное состояние. В собственном кабинете изменения сохраняются как обычно.

На компьютере в готовое групповое занятие записываются через его карточку в календаре. На телефоне ближайшие групповые занятия предлагаются в списке после выбора услуги.

Предоплата и еженедельный повтор для одной услуги не используются одновременно. Удобный вариант — разовые и пробные уроки принимать с предоплатой, а постоянные занятия вести как еженедельную серию.

Чтобы самостоятельно управлять своими занятиями, ученику нужен личный кабинет. После входа ему доступны раздел «Мои записи», изменение и отмена будущих записей.