Онлайн-бронирование для квест-комнат: расписание, предоплата и несколько залов

У квест-комнат своя логика бронирования. Одна команда занимает всю комнату на час и больше, игры начинаются в определённое время, между сеансами нужно подготовить реквизит, а несколько комнат могут работать одновременно. При ручной записи администратору приходится каждый раз проверять, что свободно, уточнять количество игроков и следить за оплатой.

В NaPriem всё это собирается на одной странице бронирования. Клиент сам выбирает комнату, режим игры, дату и свободный сеанс — с компьютера или телефона. Администратор видит расписание всех комнат, количество игроков, статус оплаты и историю клиента.

Разберём возможности на примере демонстрационной компании «Код 60 — квест-комнаты»: три комнаты — «Секретная лаборатория», «Заброшенный отель» и «Ограбление банка», у двух из них по два режима игры. Компания вымышленная, все клиенты в примерах тоже.

Видеообзор: CRM для квест-комнат

Посмотрите, как в NaPriem работают групповые занятия, запись к преподавателям, абонементы и аренда танцевального зала.

Смотреть видео во ВКонтакте

1. Зачем квест-комнате онлайн-бронирование

Если команда ищет квест на сегодня вечером, при записи через мессенджер администратору нужно проверить каждую комнату, предложить свободное время, уточнить количество игроков и дождаться подтверждения. Пока идёт переписка, подходящий сеанс может занять другая команда.

На странице онлайн-бронирования клиент сам выбирает комнату и дату и сразу видит свободные сеансы. Занятое время в списке не показывается, поэтому одна комната не может быть забронирована двумя командами одновременно. Новая бронь сразу появляется в расписании администратора.

На телефоне клиент начинает с выбора комнаты:

2. Один календарь — одна физическая комната

Календарь в NaPriem — это расписание одного ресурса. Для квестов удобно правило: одна комната — один календарь. Если «Секретная лаборатория» занята, забронировать её на это же время нельзя, а «Ограбление банка» продолжает работать по своему расписанию.

Календарь	Игра	Команда	Возраст	Цена за команду
Секретная лаборатория	60 минут, два режима	2–6 игроков	12+, семейный режим 8+ со взрослыми	4 500 ₽ / 4 000 ₽
Заброшенный отель	75 минут, без актёра и с актёром	2–5 игроков	16+	6 000 ₽ / 7 500 ₽
Ограбление банка	60 минут	2–6 игроков	12+	5 000 ₽

Календари создаются в Настройки → «Куда». Там же задаётся подпись над списком комнат — «Сообщение в поле выбора очереди». У «Код 60» это «Выберите квест-комнату».

У каждой комнаты свой график работы — Настройки → «Режим работы» → «График»:

Дни	«Лаборатория» и «Банк»	«Отель»
Пн–Чт	12:00–22:30	12:00–22:30
Пт	12:00–24:00	12:00–22:30
Сб–Вс	10:30–24:00	10:00–22:30

Подробнее о графике, выходных и горизонте записи — в статье «Как настроить график работы и доступное время для записи».

3. Несколько режимов одной комнаты

Если в одной комнате есть несколько вариантов игры — например, классический и семейный или с актёром и без — в NaPriem они создаются как разные услуги внутри одного календаря. У «Секретной лаборатории» две услуги:

• «Секретная лаборатория — классический режим» — 1 час, 4 500 ₽;
• «Секретная лаборатория — семейный режим» — 1 час, 4 000 ₽.

У «Заброшенного отеля» — «без актёра» (6 000 ₽) и «с актёром» (7 500 ₽, по предоплате), оба по 1 часу 15 минут. Клиент выбирает режим после комнаты, в списке сразу видны цена и длительность:

Все услуги одного календаря используют общее расписание комнаты. Если классический режим уже забронирован на 12:00 и 15:00, эти же интервалы исчезают и из семейного режима. Клиенту, который выбирает семейный режим на эту субботу, предлагается 10:30, 13:30, 16:30, 18:00, 19:30, 21:00 и 22:30:

Так же работает «Отель»: бронь с актёром во вторник в 19:00 убирает 19:00 и из режима без актёра.

Названия режимов удобно начинать с названия комнаты: в общем расписании и в истории клиента сразу видно, о какой комнате речь.

4. Фиксированные времена начала игр

Для квест-комнаты обычно нужен список фиксированных сеансов, а не запись на любое свободное время. В NaPriem список сеансов задаётся в Настройки → «Режим работы» → «Ограничения» → «Ограничение времени, на которое возможна запись». Для каждого дня недели добавляются времена начала — кнопкой «+» у дня.

У «Лаборатории» и «Банка» сеансы идут каждые полтора часа: в будни 12:00, 13:30, 15:00, 16:30, 18:00, 19:30 и 21:00, в пятницу ещё 22:30, в выходные — с 10:30 до 22:30. У «Отеля» игра длиннее, поэтому сеансы через 1 час 45 минут: 12:00, 13:45, 15:30, 17:15, 19:00, 20:45, а в выходные ещё 10:15.

На телефоне клиент видит только заданные времена — например, без 12:15 или 12:45. На компьютере доступные начала сеансов подсвечиваются в недельной сетке светло-зелёным:

Ограничение действует на самостоятельную запись. Администратор может записать команду и на другое время, например по договорённости, — NaPriem предупредит, что в этот день разрешены другие времена.

Шаг сетки календаря («Разбивка графика работы») удобно выбрать так, чтобы все сеансы попадали на линии сетки: 30 минут для «Лаборатории» и «Банка», 15 минут для «Отеля».

5. Пауза между командами

После игры комнате нужно время на подготовку к следующей команде: вернуть реквизит, проверить оборудование и привести всё в исходное состояние. Если не заложить эту паузу, следующий сеанс сможет начаться сразу после окончания игры.

В NaPriem паузу добавляют параметром услуги типа «Выбор из списка». У каждого режима в «Код 60» есть обязательный параметр «Подготовка комнаты» с единственным вариантом «30 минут» и «+ к времени: 30 мин».

Как это работает на часовой игре:

• игра в 12:00 заканчивается в 13:00, ещё 30 минут комната готовится — бронь в календаре занимает время до 13:30;
• следующая команда может начать не раньше 13:30 — это и есть следующий сеанс;
• в будни последний сеанс — 21:00: игра до 22:00, подготовка до 22:30, когда комната закрывается.

Фиксированные сеансы и пауза решают разные задачи. Сеансы определяют, какое время предлагается клиенту, а дополнительные 30 минут не дают пересечься бронированиям, даже если администратор вручную поставит игру вне стандартного времени.

В календаре комнаты каждая бронь занимает полтора часа:

6. Несколько комнат работают одновременно

У каждой комнаты собственное расписание, поэтому несколько игр могут идти одновременно. Например, в пятницу 23 октября в 18:00 играют сразу две команды: Елена — в «Секретной лаборатории», Сергей — в «Ограблении банка». «Заброшенный отель» в это время свободен, и клиент может забронировать его.

Общее расписание всех комнат — в календаре кабинета: в списке календарей выберите «Все» и режим «День». Каждая комната — отдельная колонка:

Если с бронированиями работают несколько администраторов, каждому можно открыть только свои комнаты: Настройки → «Операторы» → «Добавить оператора» → «Доступ». Например, администратор вечерней смены видит только «Заброшенный отель» и «Ограбление банка»:

7. Бронирует команда, а не отдельный игрок

В этом сценарии бронируется вся комната для одной команды. В записи достаточно указать её представителя, например «Елена Кравцова, команда из 4 человек»: одна бронь занимает комнату целиком.

Групповая запись NaPriem («На одно время смогут записаться несколько клиентов») здесь не нужна. Она подходит для другого сценария — когда незнакомые люди покупают отдельные места в общем событии: мастер-класс, экскурсия, большая ролевая игра. Подробнее — в статье «Групповые занятия в NaPriem».

8. Количество игроков

Количество игроков можно спросить прямо при бронировании. У каждого режима есть обязательный параметр «Сколько будет игроков?» со списком «2 игрока» … «6 игроков» (у «Отеля» — до 5). Ещё один параметр — «Есть ли игроки младше 14 лет?» с ответами «Да» и «Нет»: администратор заранее знает, что придут дети. Дату рождения и другие личные данные участников собирать не нужно.

Ответы администратор видит в «Информации о записи» — щелчок по брони в календаре:

Те же ответы есть в мобильной версии кабинета и в истории клиента.

9. Цена за команду и доплата за игроков

Если цена рассчитана на команду до четырёх человек, а за дополнительных игроков нужна доплата, это можно настроить в том же параметре «Сколько будет игроков?»: у вариантов «5 игроков» и «6 игроков» заполнена колонка «+ к цене» — 700 и 1 400 ₽.

Как считается стоимость:

Игроков	«Классический режим»	«Отель» с актёром
2–4	4 500 ₽	7 500 ₽
5	5 200 ₽	8 200 ₽
6	5 900 ₽	—

Доплата видна прямо в списке: «5 игроков / цена +700». Итоговая сумма автоматически попадает в запись и учитывается при предоплате. Само правило цены лучше также написать в комментарии к параметру и в разделе «О компании», чтобы клиент понимал стоимость ещё до выбора времени.

10. Предоплата

Предоплату можно включать выборочно для тех режимов, где особенно важно закрепить бронь. В «Код 60» она включена для «Заброшенный отель — с актёром», где резервируется и комната, и время актёра: в карточке услуги отмечено «Запись по предоплате». В списке услуг такой режим помечен значком 💳.

После создания такой записи клиент переходит к оплате. Сумма рассчитывается с учётом выбранного количества игроков: для команды из 5 человек в примере получается 8 200 ₽.

В календаре статус оплаты виден по полосе справа: зелёная — оплачено, красная — ждёт оплаты.

Если оплата не поступила, примерно через час неоплаченная бронь удаляется и сеанс снова становится свободным. В «Информации о записи» у неоплаченной брони есть строка «Оплата:» со ссылкой — её можно отправить клиенту ещё раз. Если команда заплатила на месте, администратор отмечает бронь оплаченной в меню записи.

Подключение онлайн-оплаты и все статусы подробно разобраны в статье «Онлайн-запись клиентов с предоплатой».

11. Отмена брони

Поздняя отмена оставляет комнату свободной в тот момент, когда другой команде уже трудно занять сеанс. Поэтому самостоятельную отмену можно заранее ограничить.

В Настройки → «Режим работы» → «Ограничения» для каждой комнаты можно указать, за сколько часов до игры клиент перестаёт видеть возможность самостоятельной отмены. В примере стоит 5 часов: раньше этого срока бронь можно отменить в «Моих записях», позже нужно связаться с администратором.

Там же стоит «Закрывать запись за: 1 час» (у «Отеля» — 2 часа, чтобы успеть предупредить актёра): за час до сеанса бронирование через сайт закрывается.

Ограничение отмены и правила возврата предоплаты — разные вещи. NaPriem запрещает самостоятельную отмену в последние часы, а возвращать ли деньги при поздней отмене, компания решает сама — правило стоит написать в разделе «О компании».

12. Напоминания

Квест привязан к точному времени, поэтому полезно заранее напомнить команде о сеансе и просьбе прийти немного раньше.

Каналы напоминаний — Настройки → «Оповещения»:

• SMS — за 3 часа, вечером накануне, за 3 дня (на платных тарифах);
• E-mail — вечером накануне, за 3 дня и письмо после создания записи;
• Browser Push — за 3 часа, вечером накануне, за 3 дня.

Для большинства сообщений доступен «Шаблон». Например, в напоминание можно добавить просьбу прийти за 10–15 минут. Новый текст отправляется на модерацию и после одобрения используется вместо стандартного. Подстановки &DateTime и &CompanyName сами вставят время сеанса и название.

Собственные шаблоны доступны на тарифах «Мини» и «Базовый». На любом тарифе работает «Сообщение после создания записи» — его задают для каждой комнаты в Настройки → «Куда». Клиент видит этот текст сразу после бронирования:

Подробнее о каналах и шаблонах — в статье «Напоминания клиентам в NaPriem».

13. Что видит администратор

На компьютере

Календарь показывает неделю одной комнаты (см. раздел 5) или день всех комнат в режиме «Все» (раздел 6). Щелчок по брони открывает меню: «Карточка клиента», «Информация о записи», «Изменить», «Копировать», «Перенести», «Удалить», у брони с предоплатой — отметка оплаты, у прошедшей — «Отметить пропущенным».

В «Информации о записи» собраны основные данные брони: комната и режим, время с учётом подготовки, количество игроков, отметка о детях, стоимость и «Комментарий администратора». В комментарии можно сохранить договорённости, которые нужно помнить к приходу команды.

На телефоне

Мобильная версия кабинета открывается в браузере. В списке календарей тоже есть «Все»: в режиме «День» администратор сразу видит, какие игры сегодня, в какой комнате, во сколько и кто бронировал.

Касание брони открывает ту же «Информацию о записи» — с количеством игроков и стоимостью:

С телефона администратор может записать команду, поставить бронь без клиента, отметить оплату или пропуск.

14. Что видит клиент

С компьютера

1. Открывает страницу «Код 60» и выбирает комнату. Ссылка «О компании» ведёт к описанию квестов.
2. Выбирает режим — в списке цена и длительность.
3. Отвечает на вопросы: сколько будет игроков, есть ли дети.
4. Нажимает «Выбрать время» и выбирает дату и сеанс в сетке недели (раздел 4).
5. Проверяет комнату, режим и время в окне «Подтверждение записи» и нажимает «Создать запись».
6. Если у режима предоплата — переходит к оплате.

В окне подтверждения время показано вместе с подготовкой комнаты: игра в 19:30 и «19:30 - 21:00».

С телефона

На телефоне вместо большой недельной сетки используются поля «Дата» и «Время». В списке остаются только свободные сеансы выбранной комнаты, поэтому весь путь получается коротким: комната → режим → количество игроков → дата → время.

Чтобы сравнить комнаты, клиент переключает комнату в верхнем списке — дата и ответы выбираются заново.

Все брони клиента собраны в «Моих записях». Отсюда бронь можно отменить или изменить, а по стрелке открываются подробности — количество игроков и длительность с подготовкой:

15. Карточка клиента и пропуски

После бронирования клиент появляется в разделе «Клиенты». Карточку можно открыть и из календаря: щелчок по брони → «Карточка клиента». В комментарии удобно хранить то, что пригодится при следующей брони: «Интересовались семейными квестами», «Корпоративная команда, приходят вшестером».

Кнопка «История» показывает все игры клиента — прошлые и будущие, с комнатой, режимом и ответами:

Если команда забронировала комнату и не пришла, щёлкните по прошедшей брони и выберите «Отметить пропущенным». Бронь станет заштрихованной, а пункт меню сменится на «Пропущено»:

В Настройки → «Клиенты» → «Ограничения» можно включить «Заблокировать клиента, если он пропустил N раз(а)». Блокировка срабатывает в момент отметки пропуска; заблокированный клиент не может бронировать сам. Подробнее — в статье «Контроль пропусков клиентов в NaPriem».

16. Как поделиться ссылкой на бронирование

Ссылка на комнату

В календаре комнаты есть кнопка «Поделиться»: ссылка на бронирование, QR-код и кнопки отправки в Telegram, WhatsApp, ВКонтакте, Viber и по e-mail.

Ссылка на режим игры

В карточке услуги (Настройки → «Услуги») есть прямая ссылка на конкретный режим, например на «Заброшенный отель — с актёром». По ней страница бронирования открывается сразу с выбранным режимом — удобно для поста о квесте с актёром:

Ссылка на все комнаты

Адрес компании вида napriem.com/имя указан в Интеграция → «Ссылка на вашу личную страницу с онлайн записью». По нему клиент сначала выбирает комнату.

Где разместить ссылки:

• в описании Telegram-канала и в сообществе ВКонтакте;
• в профилях других соцсетей и в постах о новых квестах;
• на своём сайте — кнопкой или встроенным окном записи (Интеграция → «Интеграция с вашим сайтом»), для WordPress есть плагин;
• в карточке организации на картах и в справочниках;
• в QR-коде на флаере, стойке администратора или двери комнаты.

17. Раздел «О компании»

На странице бронирования есть ссылка «О компании» (на телефоне — «Доп. информация»). У «Код 60» здесь описаны комнаты, возрастные ограничения, длительность и количество игроков, правила цены, сеансы, срок отмены и предоплата для режима с актёром. Это удобное место для всей информации, которую клиенту полезно прочитать до бронирования. Текст задаётся в Настройки → «Презентация».

18. Что ещё пригодится квест-комнатам

Напоминания. SMS, E-mail и Push о времени игры (раздел 12). SMS можно отправлять через собственный Android-телефон.

Оплата. Предоплата для дорогих режимов и сеансов с актёром (раздел 10).

Клиенты. Карточки, история игр, учёт пропусков и автоблокировка — раздел 15.

Расписание. Разовые выходные (закрытые мероприятия, техническое обслуживание комнаты) задаются в «Режим работы» → «Ограничения» → «Выходные дни». Горизонт бронирования — «Автогенерация расписания».

Команда. Любое количество администраторов, каждому — доступ к своим комнатам (раздел 6).

Отчёты. Журнал посещений с ответами на вопросы («Показать названия параметров записи»), отчёты по услугам, динамике записей и пропускам — раздел «Отчёты».

Дополнительные поля. Кроме количества игроков можно спросить, например, повод игры — параметры услуги типа «Строка», «Число» или «Выбор из списка».

Интеграции. Синхронизация с Google и Яндекс Календарём (Интеграция → «С другими календарями»), встраивание записи на свой сайт и плагин для WordPress, адрес вида napriem.com/имя.

Подтверждение записи. Каптча, e-mail, Telegram, звонок или SMS — Настройки → «Клиенты».

Какие возможности есть на каждом тарифе — в статье «Какой тариф NaPriem выбрать».

Итоги

Задача квест-комнаты	Где в NaPriem	Что видит клиент
Отдельное расписание каждой комнаты	Настройки → «Куда»: календарь на комнату	Список комнат
Несколько режимов одной комнаты	Услуги внутри календаря комнаты	Список режимов с ценой
Сеансы в фиксированное время	«Режим работы» → «Ограничения» → «Ограничение времени…»	Только времена сеансов
Подготовка комнаты между играми	Параметр «+ к времени» с одним вариантом	Свободные сеансы с учётом паузы
Количество игроков и доплата	Параметр «Выбор из списка» с «+ к цене»	Вопрос «Сколько будет игроков?»
Предоплата	«Запись по предоплате» в карточке услуги	Переход к оплате после выбора времени
Поздняя отмена	«Запретить удалять свои записи через сайт за N час»	Отмена в «Моих записях» до срока
Напоминания	Настройки → «Оповещения», шаблоны	SMS, письмо или Push
Общая загрузка комнат	Календарь → «Все» → «День»	—

В результате клиент сам выбирает свободную комнату и сеанс, а администратор получает единое расписание всех комнат с количеством игроков, статусом оплаты и историей клиентов.

Посмотреть NaPriem изнутри можно в демо-кабинете — ссылки находятся в разделе «Вопрос-ответ». Чтобы настроить бронирование для своих квест-комнат, зарегистрируйтесь: начать можно бесплатно.

Попробовать NaPriem   Сравнить тарифы

Короткий чек-лист

1. Создайте календарь на каждую комнату и задайте график работы.
2. Добавьте режимы игры услугами внутри календаря комнаты; начните названия с названия комнаты.
3. Добавьте каждому режиму обязательный параметр «Подготовка комнаты» с «+ к времени».
4. Задайте времена сеансов в «Ограничении времени, на которое возможна запись».
5. Добавьте вопрос о количестве игроков с доплатой «+ к цене» и, если нужно, вопрос о детях.
6. Включите предоплату для режимов, где неявка обходится дороже всего.
7. Ограничьте самостоятельную отмену и закрытие записи перед сеансом.
8. Включите напоминания и напишите «Сообщение после создания записи» с просьбой прийти заранее.
9. Заполните «Презентацию»: комнаты, возраст, цены, правила.
10. Разместите ссылки и QR-коды там, где вас находят клиенты.

Что стоит иметь в виду

• Сеансы задаются для каждого дня недели отдельно. Составьте список времён заранее и добавьте его во все дни; при изменении расписания проверьте каждый день.
• Сеансы ограничивают только самостоятельную запись. Администратор может записать команду на другое время — в окне подтверждения появится предупреждение.
• Пауза — параметр услуги. Её нужно добавить каждому режиму. Клиент видит параметр в форме, а время брони в подтверждении и в «Моих записях» показывается вместе с подготовкой: игра 19:30–20:30 выглядит как «19:30 - 21:00». Объясните это в комментарии к параметру.
• Длина цикла должна совпадать с шагом сеансов. Если игра 60 минут и подготовка 30 минут, сеансы ставьте через 1 час 30 минут; если сеанс поставить раньше, чем закончится предыдущая бронь с подготовкой, он не будет предложен клиенту.
• Последний сеанс должен закончиться вместе с подготовкой до конца рабочего дня. При работе до 24:00 последний часовой сеанс с получасовой подготовкой — 22:30.
• Цена режима одинакова в любой день и в любое время. Доплата в NaPriem зависит от ответов на вопросы (например, от количества игроков), поэтому цену за команду удобно держать единой для всех сеансов.
• Предоплата — это вся стоимость брони вместе с доплатой за игроков.
• Срок отмены стоит написать клиенту — в «Сообщении после создания записи» и в «О компании».
• «Закрывать запись за» действует на весь календарь — на все режимы комнаты сразу.
• Не собирайте в дополнительных полях лишние персональные данные — для квеста достаточно количества игроков и отметки о детях.