Онлайн-запись для школы танцев: группы, преподаватели и абонементы

В школе танцев нужно одновременно вести расписание групп, учитывать свободные места, записывать учеников к преподавателям и следить за абонементами. А если студия сдаёт зал в аренду, понадобится ещё и расписание свободных часов.

В NaPriem всё это можно организовать в одной компании. Клиент выбирает направление или преподавателя, видит доступное время и записывается самостоятельно — с компьютера или телефона.

Разберём возможности на примере школы Ritmo: три групповых направления — Reggaeton, Bachata и High Heels, индивидуальные занятия у Светланы и Екатерины, абонементы и аренда зала по воскресеньям.

Видеообзор: школа танцев Ritmo в NaPriem

Посмотрите, как в NaPriem работают групповые занятия, запись к преподавателям, абонементы и аренда танцевального зала.

Смотреть видео во ВКонтакте

1. Как устроена школа в NaPriem

Основа расписания в NaPriem — календарь. Клиент выбирает календарь, затем услугу и время. В Ritmo создано шесть календарей:

На странице записи всё собрано в одном списке:

Текст «Выберите направление или преподавателя» можно задать самостоятельно в Настройки → «Куда» → «Сообщение в поле выбора очереди».

2. Два подхода: календарь на занятие и календарь на преподавателя

Для групповых и индивидуальных занятий удобны разные способы организации расписания.

Календарь на направление. В Ritmo у Reggaeton, Bachata и High Heels отдельные календари. У каждого своё расписание групп, стоимость занятий и количество мест. Клиент выбирает направление, а затем подходящее занятие.

Так проще показать постоянное расписание групп и отслеживать количество участников.

Календарь на преподавателя. У Светланы один календарь с четырьмя услугами: индивидуальные занятия по реггетону, бачате и High Heels, а также пробное занятие. Все они используют её общее расписание.

Если ученик записался к Светлане на реггетон в 19:00, это время становится недоступным и для бачаты, и для High Heels. Поэтому не стоит создавать отдельные календари «Светлана — реггетон» и «Светлана — бачата»: тогда один преподаватель мог бы получить две записи на одно время.

Для групп — календарь на направление, для индивидуальных занятий — на преподавателя.

3. Групповые занятия по расписанию

Групповая услуга

Сначала настройте услугу. Для «Реггетона для начинающих» включена «Групповая запись», установлен максимум 12 участников и разрешён показ оставшихся свободных мест.

Галочка «Позволять клиентам создавать групповые записи» выключена. Администратор заранее размещает занятия в расписании, а клиенты выбирают одно из них. Для школы с постоянными группами это позволяет сохранить привычные дни и часы занятий.

Тип услуги нужно выбрать при создании: изменить сохранённую групповую услугу на обычную или наоборот нельзя.

Занятия в расписании

Администратор создаёт занятия в календаре в режиме «Групповое». Если включить «↻ Еженедельно» и указать дату окончания, можно сразу поставить занятия на несколько недель.

В Ritmo так составлено расписание на четыре недели: реггетон — по вторникам в 19:00 и субботам в 14:00, бачата — по средам в 19:00 и субботам в 15:00, High Heels — по четвергам в 17:00 и субботам в 12:00.

Счётчик «4/12» означает, что из 12 мест занято четыре. Нажав на занятие и выбрав «Участники», администратор увидит список записавшихся:

Что видит клиент

Клиент видит ближайшие занятия и количество свободных мест. На телефоне они представлены списком:

На компьютере занятия отображаются в календаре, а число свободных мест можно посмотреть при наведении. Когда группа заполнена, новые записи на это занятие становятся недоступны.

Подробнее о настройках и управлении участниками — в руководстве по групповым занятиям. Другой пример — групповые тренировки в фитнес-центре.

4. Индивидуальные занятия с преподавателем

Для индивидуальной записи клиент сначала выбирает преподавателя, затем направление:

У каждого преподавателя своё рабочее время. Светлана проводит индивидуальные занятия по понедельникам и четвергам с 18:00 до 22:00:

Екатерина принимает по вторникам и пятницам в те же часы:

В остальные дни индивидуальная запись закрыта. В календаре нерабочие часы выделены отдельно.

Цвет карточки зависит от услуги: реггетон — оранжевый, бачата — синий, High Heels — розовый, пробное занятие — зелёный. Это помогает различать направления в расписании.

Общее время преподавателя

В понедельник, 5 октября, у Светланы в 18:00 пробное занятие, а в 19:00 — реггетон. Если другой ученик выбирает на этот день бачату, ему предлагается время начиная с 20:00:

Все услуги одного преподавателя используют общий календарь. При этом расписания Светланы и Екатерины независимы: запись к одной не закрывает время у другой.

Свой рабочий день преподаватель может посмотреть и с телефона:

Значок ▣ в углу записи показывает, что занятие связано с абонементом. К этому вернёмся в разделе 6.

5. High Heels: группа и индивидуальные занятия

Одно направление может быть доступно в разных форматах. В Ritmo High Heels есть и в групповом календаре, и среди индивидуальных услуг Светланы и Екатерины.

Для группы настроена услуга на 8 мест с занятиями по расписанию. Для индивидуальных уроков — обычная услуга на одного клиента, который выбирает свободное время преподавателя.

При записи в группу клиент видит сообщение о том, что взять с собой, и может указать свой опыт:

Информация о форме и обуви задаётся в поле «Сообщение участникам» при создании занятия. Вопрос «Есть ли у вас опыт занятий High Heels?» добавлен как параметр услуги с выбором из списка.

Ответ необязателен: он помогает преподавателю подобрать нагрузку, но не препятствует записи. Указанные данные сохраняются вместе с записью и доступны в истории клиента.

6. Абонементы

В Ritmo можно оплатить разовое занятие или купить пакет. Разовое групповое посещение стоит от 850 до 1 000 ₽; в абонементе стоимость одного занятия ниже.

Один абонемент на несколько направлений

Абонемент оформляется в разделе «Абонементы». В поле «Календари и услуги» указывается, на какие занятия он действует. Можно выбрать несколько услуг из разных календарей:

Групповые абонементы Ritmo действуют на реггетон, бачату и High Heels, поэтому клиент может чередовать направления. Индивидуальный абонемент охватывает подходящие услуги обоих преподавателей.

Все оформленные абонементы доступны администратору в одной таблице:

Колонка «Использовано» показывает, сколько занятий уже занято. В «Статусе» видно, сколько посещений проведено и сколько ещё запланировано.

Списание занятий

Когда владелец абонемента записывается самостоятельно, NaPriem заранее показывает, с какого абонемента спишется посещение и сколько занятий останется:

Если запись создаёт администратор, он может списать посещение с абонемента или оформить занятие без него — например, при отдельной оплате. При отмене записи списанное занятие возвращается в абонемент.

Клиент видит свои абонементы и остаток в разделе «Мои записи»:

Администратор может посмотреть номер абонемента у конкретного визита в «Клиенты» → «История»:

Запись только по абонементу

В Ritmo разовые посещения групп разрешены: клиент может записаться как с абонементом, так и без него.

Если школа хочет открыть самостоятельную запись только владельцам абонементов, в Настройки → «Режим работы» → «Ограничения» нужного календаря можно включить «Запись по абонементам». Здесь же задаётся количество разрешённых записей без абонемента — например, одно пробное занятие для нового клиента.

Групповые занятия и абонементы доступны на платных тарифах. Условия приведены в статье «Какой тариф выбрать».

7. Аренда зала

Календарь можно создать не только для человека или группы, но и для помещения. В Ritmo календарь «Аренда танцевального зала» открыт по воскресеньям с 12:00 до 16:00:

В настройках режима работы установлена «Разбивка графика работы» — 1 час. Поэтому аренда начинается в начале часа.

У услуги «Аренда танцевального зала — 1 час» включено «Возможно бронирование нескольких периодов подряд». Клиент может выбрать сразу несколько часов, и не нужно создавать отдельные услуги для аренды на два или три часа.

Необязательный вопрос «Для какого мероприятия арендуется зал?» помогает заранее узнать цель аренды.

Запись за 48 часов

Школе нужно время на подготовку помещения: убрать реквизит, проверить звук и предупредить администратора. Поэтому самостоятельная запись на аренду закрывается за 48 часов до начала.

Это задаётся в Настройки → «Режим работы» → «Ограничения», в поле «Закрывать запись за»:

Например, арендовать зал на воскресенье в 12:00 можно не позднее пятницы, 12:00. После этого время перестанет предлагаться на странице самостоятельной записи.

Эта настройка отличается от горизонта записи. «Автогенерация расписания на N дней вперёд» определяет, насколько далеко открыто расписание, а «Закрывать запись за» — за какое время до начала прекращается самостоятельная запись.

8. Что видит клиент

Клиент открывает страницу Ritmo, выбирает направление или преподавателя, затем услугу и время. Для групп отображаются свободные места; для индивидуальных занятий — доступные часы выбранного преподавателя.

Под расписанием находится описание школы с направлениями, ценами, абонементами и правилами аренды. Кнопка «О компании» в верхней части страницы ведёт к этому разделу.

На телефоне описание можно открыть через «Доп. информация»:

Текст заполняется в Настройки → «Презентация». Он общий для компании и показывается на страницах записи её календарей — удобно разместить здесь всё, что клиенту стоит знать до посещения.

В «Моих записях» клиент видит свои занятия и абонементы и может отменять доступные для отмены записи. Первые шаги по настройке компании разобраны в статье «Начало работы с NaPriem».

9. Что ещё пригодится школе танцев

Кроме записи на занятия, в NaPriem есть инструменты для ежедневной работы студии.

Клиенты. Карточки, комментарии, история посещений и дополнительные вопросы при записи. Пропущенные занятия можно отмечать в календаре, а после заданного количества неявок — ограничивать самостоятельную запись. Подробнее — в статье «Контроль пропусков клиентов».

Оплата. Абонементы и онлайн-запись с предоплатой. Администратор может отмечать оплату вручную. Предоплата и абонементы доступны на платных тарифах.

Расписание. Еженедельные повторяющиеся занятия, разные рабочие часы, разовые выходные, ограничения времени записи и часовые пояса. Если после занятия нужна техническая пауза, её можно добавить через параметр услуги с надбавкой ко времени. Настройки разобраны в статье «Как настроить график работы и доступное время».

Напоминания. E-mail, SMS и бесплатные Push-уведомления в браузере. На платных тарифах можно настроить свои шаблоны и отправлять SMS через собственный Android-телефон. Подробнее — в статье «Напоминания клиентам».

Команда. Дополнительные администраторы с доступом к выбранным календарям, отдельные права на модуль «Абонементы», отчёты о посещениях и внутренняя система сообщений.

Интеграции. Встраивание записи на сайт, плагин для WordPress, прямые ссылки на отдельные занятия, синхронизация с внешними календарями на платных тарифах и настройка внешнего вида страницы через CSS.

Подтверждение записи. Каптча, электронная почта и Telegram доступны на всех тарифах; SMS и входящий звонок — на платных. Для услуг, в которых должны одновременно участвовать два специалиста, есть режим «в 4 руки».

Итоги

В одной компании NaPriem школа танцев может объединить:

• групповые занятия с отдельным календарём для каждого направления и счётчиком свободных мест;
• индивидуальные занятия с общим расписанием услуг каждого преподавателя;
• одно направление в нескольких форматах, как High Heels в Ritmo;
• абонементы на разные направления и учёт оставшихся занятий;
• почасовую аренду зала с закрытием самостоятельной записи за 48 часов.

Клиенты выбирают занятия и записываются с компьютера или телефона. Администратор видит расписание преподавателей, наполнение групп и использование абонементов в одном сервисе.

Посмотреть NaPriem изнутри можно в демо-кабинете — ссылки находятся в разделе «Вопрос-ответ». Чтобы настроить запись для своей школы, зарегистрируйтесь: начать можно бесплатно.

Попробовать NaPriem   Сравнить тарифы

Короткий чек-лист

1. Создайте календари для групповых направлений, преподавателей и аренды зала.
2. Настройте групповые услуги, количество мест и показ свободных мест клиентам.
3. Добавьте групповые занятия в расписание; для постоянных групп используйте еженедельный повтор.
4. Добавьте индивидуальные услуги в календари преподавателей и задайте их рабочие часы.
5. Для аренды установите шаг записи 1 час и закрытие самостоятельной записи за 48 часов.
6. Оформите абонементы и выберите услуги, на которые они действуют.
7. Заполните раздел «Презентация»: направления, цены, абонементы и правила аренды.

Что стоит иметь в виду

Групповой календарь и календарь преподавателя не связаны автоматически. Если Светлана ведёт группу реггетона и одновременно доступна для индивидуальных занятий в другом календаре, система не определит, что это один человек. Закройте индивидуальную запись на часы её групп. В Ritmo групповые и индивидуальные занятия разнесены по разным дням.

Тип групповой услуги выбирается при создании. Превратить сохранённую обычную услугу в групповую или групповую в обычную нельзя.

Абонемент действует только на выбранные услуги. Чтобы ученик мог посещать несколько направлений, включите все нужные услуги при оформлении абонемента.

Срок действия абонемента не задаётся. Если пакет должен действовать, например, месяц, отслеживайте срок по дате оформления и комментарию.

Описание компании общее для всех календарей. Текст из раздела «Презентация» показывается на странице записи каждого календаря; отдельного описания календаря нет.